個人情報保護や情報セキュリティへの関心が高まるなか、多くの企業がプライバシーマーク（以下、Pマーク）を取得しています。ここ数年で、名刺やホームページにPマークのロゴを掲げる企業も増えてきたと感じる方も多いのではないでしょうか。Pマークは「安心・信頼の証」として社会に広く認知されるようになりましたが、その一方で「とりあえず取得できればいい」「顧客に見せるための資格」と捉えられることもあります。
Pマークを「取得すること」が目的になってしまうと、結果として実効性の乏しい制度運用に陥ってしまう可能性は否定できません。
そこで今回は、本気でPマークに取り組むメリットについて解説していきたいと思います。
この機会に、自社のセキュリティ体制を見直したいという方には、Pマークの取得もサポートしております。Pマークを取得するメリットや、取得までの流れについては、以下の記事でまとめていますので、あわせてご覧ください。
目次
業務プロセスの効率化
Pマークを取得する際には、リスクの洗い出しや、個人情報の取り扱い方法・業務の流れについての確認が欠かせません。それらの過程で、不要な手続きや曖昧だった責任分担が明確になり、結果として業務が整理され効率化に繋がるというケースも少なくありません。
普段の業務を根本的に見直す機会はあまりないと思いますが、本気でPマークの取得に取り組むことによって、今まで見えてこなかった部分までしっかりと確認できるのは、企業にとってメリットといえるでしょう。
従業員の意識向上
特にルーティンワークが多い場合、従業員は機械的にいつものデータや資料、端末を用いて作業するため、どうしても「情報を守る」という意識が薄れてしまいがちです。そこで、セキュリティ教育や研修を実施し、全社でPマークの取得に向けて動き出すことによって、従業員の意識向上が図れます。
従業員それぞれが、自分たちは大切な情報を扱っているということを意識できれば、資料を管理するときやメールを送信するときなど、情報漏洩に繋がる恐れがあるシーンで一層の注意が払われるようになり、事故の芽を未然に摘むことができます。
営業活動や入札で強みになる
大手企業や自治体などは、取引条件としてPマーク取得を求めるケースがあります。制度を正しく運用できていれば、営業活動や入札においても確実な強みになるでしょう。
Pマークを取得すれば、名刺や自社のホームページなどでロゴの掲載ができるようになります。一目で顧客にアピールできる反面、しっかりと運用できていないと想定外の情報漏えい事故やインシデントが発生し、「Pマークを持っているのに…」という社会的批判を浴びる危険性もあるのです。
Pマークを取得することは、企業にとって大きな意味を持ちます。しかし、取得はあくまでも出発点に過ぎません。一度ルールを作って終わりではなく、運用の中で気づいた課題を定期的に見直し、改善していくことが重要です。「取得してから、どう運用していくか」「どれだけ自社の自社の情報セキュリティ水準を高められるか」がポイントです。
本気で取り組み、従業員の意識や業務プロセスの改善につなげてこそ、Pマークは企業の信頼性を高め、長期的な成長を支える力となるのです。
「取得すること」が目的になってしまうと…
ここまで、Pマークに本気で取り組むメリットについてお話ししてきましたが、Pマークの「取得」が目的になってしまった場合、どのような課題が生まれるのかについても、すこし触れておきたいと思います。
■従業員のモチベーション低下
Pマークの「取得」をゴールに設定した場合、従業員はとにかく早く審査に必要な書類を揃えることに注力することとなり、日常業務への意識改善には繋がりません。会社の指示で「余計な作業をさせられている」と思われてしまえば、かえって反発を招く可能性もあります。
■セキュリティ事故のリスクが高まる
現場の意見を取り入れずに形式だけ整えられたルールでは、Pマークを取得できたとしても、保有する個人情報を適切に管理することはできないでしょう。業務についてしっかりと理解をしたうえで、現場で無理なく運用できるようなルール作りが欠かせません。そのようなルール作りができていないと、結果として想定外の情報漏洩事故やインシデントが発生するリスクを高めてしまうことになります。
情報セキュリティ対策は、今や経営課題の大きな柱です。万が一のことが発生した場合には、企業存続の危機に直面することにもなりかねません。トップ自らが「形だけでは意味がない」ことをしっかり理解し、取り組みを後押しする具体的な姿勢を見せることが、重要なポイントです。
運用していく中で、気づいた課題について定期的に話す場を設け、ルールの見直しや改善を経営陣が率先して行えば、自ずと従業員も積極的に取り組んでくれるようになるでしょう。
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・東京、大阪、名古屋に支社がある
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