オプティマ・ソリューションズ編集部

プライバシーマークとISMSの認証取得／更新のお手伝いをしています。担当者の皆様自身にPマークの知識やコツを見つけていただいて、皆様の会社自体が成長していいただけることを心掛けています。しっかりと皆様のお話をお聞きして、親身に寄り添いながらサポートするのが当社のコンサルティングです。

本記事では、プライバシーマーク（Pマーク）取得および維持における「運用の確認」について解説します。特に、「運用の確認」の意義と方法、不具合発見時の対処法、内部監査との違いなどを知りたい方向けの内容となっています。

プライバシーマークの「運用の確認」とは？

運用の確認とは、個人情報保護マネジメントシステム（PMS）が適切に機能しているかを確認するプロセスです。定期的に点検を実施し、その結果を管理者に報告することで、PMSの運用を向上させ、Pマークの更新審査にもスムーズに対応できます。

具体的には、次の手順で行います。

日常的に「運用の確認」を行っておくことで、PMSの運用を精緻化できて、Pマークの更新審査にも問題なくクリアできるでしょう。

運用の確認でチェックすべき項目

チェック対象は会社の規模や状況により異なりますが、下記のようなものを上げることができます。

などが考えられるでしょう。

「運用の確認」と「内部監査」の違い

運用の確認は、通常毎月行われるセルフチェックです。自らの運用状況を自ら確認するのが運用の確認と言えましょう。

一方で、内部監査は、年1回だけ行われるもので、他組織の監査担当者によって行われます。第三者の目で客観的に確認するのが内部監査と言えましょう。

運用の確認で不具合が発見された場合の対処法

運用の確認で不具合が発見された場合、単純に是正処置を講じます。これにより、原因を特定し再発防止策を実施し、安全なPMSへと見直すことが可能となります。不具合発見後は適切に処置を行い、記録を残しておくことが重要です。

まとめ

本記事では、プライバシーマークの審査で求められる「運用の確認」の実行方法について解説してきました。PMSが適切に機能しているかどうかを確認するためには、日常的に「運用の確認」を行う必要があります。

もしチェックリストの作成で迷った場合は、オプティマ・ソリューションズに気軽にご相談ください！