Pマークの有効期限とは？更新方法と有効期限に間に合わない場合の対策も解説！

Pマーク

2024.3.14

オプティマ・ソリューションズ編集部

プライバシーマークとISMSの認証取得／更新のお手伝いをしています。担当者の皆様自身にPマークの知識やコツを見つけていただいて、皆様の会社自体が成長していいただけることを心掛けています。しっかりと皆様のお話をお聞きして、親身に寄り添いながらサポートするのが当社のコンサルティングです。

「プライバシーマーク（Pマーク）の有効期限はいつまで？」

「Pマークの更新はどうやればいいの？必要な書類は何？」

「もしPマークの有効期限を過ぎてしまう場合はどうすればいい？」

あなたは、このような疑問をお持ちではないですか？

本記事では、Pマークの有効期限、更新方法と必要書類、有効期限に間に合わない場合の対応を解説します。

Pマークの有効期限と更新方法について理解を深め、Pマークを維持するのにお役立て下さい。

Pマークの有効期限は2年間

まず、Pマークの有効な期間は認証取得日から2年間です。

期限後も認証を維持するためには、最初に取得申請を行なった審査機関に対して更新申請をすることが必要です。

Pマークの更新申請は、Pマークの有効期限の8ヶ月前～遅くとも4ヶ月前には行っている必要があります。

例えば、Pマークの有効期限が、2024年10月1日であれば、2024年2月2日〜6月1日までが更新申請の受付期間になります。

自社のPマークの有効期限を確認する方法は次の2つです。

（エントランスなどに飾ってある）自社のPマーク登録証に記載されている有効期限を確認する

一般財団法人日本情報経済社会推進協会（以降、JIPDEC）の公式ページから自社の情報を検索する

　　　プライバシーマーク付与事業者検索

Pマークの更新方法と更新申請時の必要書類

Pマークの更新の流れは、取得時とほぼ変わりません。

審査機関に更新申請を行う
文書審査を受ける
現地審査を受ける
審査機関から受け取った指摘事項に対応する
Pマークの更新認定を受ける

更新審査では、Pマークの有効期間である直近2年間に、事業者が個人情報保護規程を適切に運用していたかを確認するので、2年分の記録類が審査対象となります。

更新申請の際に必要な書類は次の通りです。

審査機関の指定する申請様式一式（教育・内部監査・マネジメントレビューの記録を含む）
個人情報保護規程・様式一式
個人情報台帳（1ページ目のみでOK）
リスク分析表（1ページ目のみでOK）

以下は必要に応じて提出

登記事項証明書のコピー（登記事項に変更があった場合）
定款のコピー（定款に変更があった場合）
変更報告書（社名、本社所在地、代表者名、申請担当者、個人情報保護管理者が変更されていて、その時点までに審査機関に変更報告していない場合）

以下は任意で提出

教育実施記録（数ページ分）
内部監査実施記録（数ページ分）
マネジメントレビュー議事録
会社パンフレット等

任意提出の資料は、事前に提出することにより現地審査が効率的になり、所要時間の短縮化につながるとのことです。

Pマークの有効期限や更新申請期限に間に合わない場合はどうすればよいか

更新申請期限（有効期限の4か月前）までに更新申請したとしても、文書審査／現地審査とその後の指摘事項対応に時間がかかり、有効期限までにマークを更新できないことはよくあることです。そのため、Pマーク制度は、有効期限が切れていても、審査が継続している間はマークの継続利用が許されることになっています。ここはご安心ください。

また、やむを得ない事情により、そもそも更新申請期限（有効期限の4か月前）までに更新申請ができない場合であっても、審査機関に予め連絡をすれば、書類提出の期限を延長してもらえる場合があるようです。審査機関に対して、期限に間に合わない理由と、提出予定日を書面で提出することが一般的です。

ただし、期限に間に合わない理由が本当に「やむを得ない事情」によるものなのかは、審査機関が判断します。審査機関に連絡する前に、一度、コンサルティング会社と相談したほうがよいかもしれませんね。