「Pマーク取得後の更新申請はどうやってやるの？」
このような質問をお持ちの方が多いと思います。
この記事では、Pマーク更新申請の進め方や必要書類、費用について解説します。
この記事をお読み頂ければ、Pマークの新規取得と更新申請のやり方が理解できるでしょう。
Pマークの更新申請を進める上でお役立て下さい。
目次
Pマークの更新について
Pマークの有効期間は2年です。つまり、Pマークの継続的な保持をご希望される場合は、2年に1度審査を受けることが必要になるということです。Pマークを保持するためには、有効期間内に審査機関の更新審査に合格しなければなりません。
審査機関は、Pマークの有効期間である直近2年間に、事業者がPMSを適切に運用していたかを審査します。従って、更新申請時に2年分の記録類を提出できることが必要です。ここでは、Pマーク更新申請の流れ、必要書類、更新までにかかる期間と更新費用について解説します。
Pマーク更新申請の流れ
Pマークの更新申請は、新規申請時にPマーク付与適格決定を出した審査機関に対して行います。基本的な流れは新規申請時とさほど変わりません。
- 審査機関に更新申請書を提出する
- 文書審査を受ける
- 文書審査後に審査機関から受けた指摘事項に対応する
- 現地審査を行う
- 現地審査後に審査機関から受けた指摘事項に対応する
- 更新されたPマークが付与される
Pマーク更新申請の際に必要な書類
更新申請の方法としては、「オンライン申請」「郵送申請」の2つがあります。
それぞれの申請方法によって、提出すべき書類は異なります。
以下はJIPDECに申請する場合に必要な書類となります。
・オンライン申請
【提出必須書類】
| 提出書類 | 備考 |
| 【申請様式4更新】個人情報を取扱う業務の概要 | |
| 【申請様式5更新】すべての事業所の所在地及び業務内容 | |
| 【申請様式6更新】個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧 | |
| 【申請様式7更新】教育・内部監査・マネジメントレビュー実施サマリー | 教育・内部監査・マネジメントレビューの実施状況 |
| 【申請様式8更新】前回付与適格決定時から変更のあった事業の報告 | |
| 最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式 | 【申請様式6更新】に記載の内部規程・様式の全て。なお、様式は未記入で空欄のままの見本 |
| 個人情報を特定した台帳、いわゆる「個人情報管理台帳」の運用記録 | 様式ではありません |
| 「個人情報管理台帳」の運用記録に対応する、いわゆる「リスク分析結果」 |
【必要に応じて提出する書類】
| 提出書類 | 備考 |
| 登記事項証明書(「履歴事項全部証明書」または「現在事項全部証明書」)等申請事業者(法人)の実在を証す公的文書 | 申請の日前3か月以内の発行文書 |
| 定款 | |
| 教育を実施したことが確認可能な記録一式 | 「教育計画書」「教育実施報告書」等の運用記録や教材、「理解度確認テスト」等の雛形 |
| 内部監査を実施したことが確認可能な記録一式 | 「内部監査計画書」「内部監査実施報告書」「内部監査チェックリスト」等 |
| マネジメントレビュー（代表者による見直し）を実施したことが確認可能な記録一式 | 「マネジメントレビュー議事録」 |
| 会社パンフレット等 |
※教育や内部監査の記録については、それぞれ数ページ分を提出してください（全てを提出する必要はありません）
・郵送申請
【提出必須書類】
| 提出書類 | 備考 |
| 【申請様式0更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表 | |
| 【申請様式1更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請書①～② | 代表者印の捺印必須。コピー不可 |
| 【申請様式2更新】個人情報保護体制 | |
| 【申請様式3更新】事業者概要 | |
| 【申請様式4更新】個人情報を取扱う業務の概要 | |
| 【申請様式5更新】すべての事業所の所在地及び業務内容 | |
| 【申請様式6更新】個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧 | |
| 【申請様式7更新】教育・内部監査・マネジメントレビュー実施サマリー | 教育・内部監査・マネジメントレビューの実施状況 |
| 【申請様式8更新】前回付与適格決定時から変更のあった事業報告 | |
| 最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式のコピー | 【申請様式6更新】に記載の内部規程・様式の全て。なお、様式は未記入で空欄のままの見本 |
| 個人情報を特定した台帳、いわゆる「個人情報管理台帳」の運用記録（様式ではない） | 冒頭1ページのコピー |
| 上記「個人情報管理台帳」の運用記録に対応する「リスク分析結果」のコピー |
【必要に応じて提出する書類】
| 提出書類 | 備考 |
| 登記事項証明書(「履歴事項全部証明書」または「現在事項全部証明書」)等申請事業者(法人)の実在を証す公的文書のコピー | 申請の日前3か月以内の発行文書 |
| 定款のコピー | |
| 教育を実施したことが確認可能な記録一式 | 「教育計画書」「教育実施報告書」等の運用記録や教材のコピー、「理解度確認テスト」等の雛形 |
| 内部監査を実施したことが確認可能な記録一式 | 「内部監査計画書」「内部監査実施報告書」「内部監査チェックリスト」等のコピー |
| マネジメントレビュー（代表者による見直し）を実施したことが確認可能な記録一式 | 「マネジメントレビュー議事録」のコピー |
| 会社パンフレット等 |
※教育や内部監査の記録については、それぞれ数ページ分の写しを提出してください（全ての写しを提出する必要はありません）
ただし、更新申請時に必要な書類は審査機関によって異なることがあるため、審査機関の公式サイトを必ず確認しましょう。
Pマーク更新時のチェックポイント
Pマーク更新時に、特に注意すべきポイントは、以下のとおりです。
書類審査
・個人情報管理台帳が適切に更新されているか
・リスク分析表が正しく更新されているか
・個人情報関連の法制度が見直しされた際、見直し内容が反映されているか
・委託先の管理と評価の記録が適切に更新されているか
・社員への教育がPMSに従って行われているか
・内部監査がPMSで規定したとおりになされているか
現地調査
・PMSで規定されている役職者へのヒアリングの際、日常の業務内容と事前に提出した文書の記録内容が一致していることを説明できるか
Pマーク更新申請にかかる期間
Pマークの更新申請は、Pマークの有効期間満了日の8ヶ月〜遅くとも4ヶ月前には行っている必要があります。
2年間の有効期間内で審査のある年と、ない年の行程と日程の目安については下記をご参照下さい。
Pマーク更新時に行うべき作業内容は、下表のとおりです。
| 実施タイミング（※） | 作業内容 |
| 11ヶ月前～10ヶ月前 | 更新に向けた実施計画（例：教育計画、監査計画など）の作成 |
| 10ヶ月前～9ヶ月前 | 各種管理台帳（例：個人情報管理台帳、リスク管理台帳など）の見直し、および社員教育の実施 |
| 8ヶ月前～6ヶ月前 | 内部監査・マネジメントレビューの実施 |
| 6ヶ月前 | 更新申請書準備 |
| 5ヶ月前 | 更新申請書の送付 |
（※）Pマーク有効期限から起算
Pマーク更新申請にかかる費用
Pマーク申請にかかる費用は下記表をご参照下さい。
| 事業者規模 | |||
| 種別 | 小規模 | 中規模 | 大規模 |
| 申請料 | 52,382円 | 52,382円 | 52,382円 |
| 審査料 | 125,714円 | 314,286円 | 680,952円 |
| 付与登録料 | 52,382円 | 104,762円 | 209,524円 |
| 合計 | 230,478円 | 471,430円 | 942,858円 |
弊社費用については、別途、お問い合わせ下さい。
弊社には経験豊富なコンサルタントが御社を定期的に訪問してサポートし、2年ごとのPマーク更新審査にも対応する「Pマーク運用更新おまかせパック」があります。
詳しいサービス内容は下記リンクよりご覧下さい。
オプティマ・ソリューションズでは、プライバシーマーク取得を徹底的にサポートいたします！
弊社では数多くのお客様のPマーク取得のお手伝いをしております。弊社は下記のような特長を持っています。
・メールへの返信や見積などへの対応スピードが速いので最短取得のサポートができる
・月々定額の分割払いができる
・東京、大阪、名古屋に支社がある
・オリジナルテンプレートからのカスタマイズができるので、工数の削減が可能
・使いやすいE-Learningツールを無料提供している（運用時に年に1度の教育が必須）
・コンサルティングを行う際、担当者の皆様自身にPマークの知識やコツを見つけていただいて、皆様の会社自体が成長していいただけることを心掛けています
しっかりと皆様のお話をお聞きして、御社に必要なことだけを説明して、親身に寄り添いながらサポートするのが当社のコンサルティングです。
創業20年、実績数も3,500件を超えました。
本Webサイトで認証取得／更新の体験談を多数公開していますので、ぜひご覧になってください。
これからPマークを取得される、または、更新をご希望される事業者様はぜひお気軽にご相談ください。
