車両製品開発、産業機器開発、ITソリューションの3つの事業を愛知県名古屋市で展開する名東技研株式会社。今回、同社はお客様からの信頼を得るため、そしてリクルート活動に活かすため、2022年2月にプライバシーマーク（以下、Pマーク）を取得しました。そのPマーク取得の背景と運用などについて、総務人事担当の大橋部長にお話を伺いました。

――Pマーク取得の背景をお聞かせください。
大きくは3つの背景があります。ひとつはBtoBのお取引をするうえで、お客様からの信頼を得るためです。当社自体が個人情報を扱う機会は限られていますが、ITソリューション部門あるいは部品設計に携わるエンジニアの場合、どうしてもお客様先で個人情報に接する機会があります。そういった場面でお客様に安心していただくためには、やはりPマークのような認知されている情報セキュリティの認証が必要です。当社としてもPマークを取得すれば、情報セキュリティのリテラシーを持ったエンジニアが従事していることをアピールできます。また、最近は情報漏えいなど、情報セキュリティに関する大きなニュースを耳にすることが増えてきましたので、当社の社員に情報セキュリティへの意識を高めてもらいたいという想いもありました。

もうひとつは、先ほど申し上げたお客様からの信頼に付随することですが、近年は企業間でお取引の契約を交わす際、お客様から情報セキュリティへの取り組みや個人情報の取り扱いについて、ISMSもしくはPマーク取得の有無を問われるケースが増えてきました。情報セキュリティの取り組みは、お取引するうえで重要なファクターになりつつあると感じていたため、今回のPマークの取得に至りました。

3つ目はリクルートに関係することです。当社としては、これから先の10年を見据え、事業の拡大とともに社員の拡充も図っていきたいと考えています。そうなると、採用活動を行うなかで自ずと社員の情報管理という部分で個人情報を取り扱う機会が増加。社員からの信頼を得ること、そして、これから社員となっていただく方々へ安心感をもってもらうためにPマークの取得は必須でした。

――情報セキュリティの社内教育は行っていたと伺っています。
お客様先に常駐している社員が多く、なかなか社員全員が集まる機会がないため、半期に一度の全社員会議のなかで、情報漏えいの事例を交えながら情報セキュリティに関する取り組みについて考える時間を設けていました。

とはいえ、情報セキュリティの定義に基づいたルールが浸透しているわけではありませんから、あくまでも情報セキュリティの表層を理解する程度。やはり、ISMSもしくはPマークどちらかの取得は必須だと感じていました。

――今回、情報セキュリティの認証においてPマークを選ばれた理由をお聞かせください。
ISMSはハードウエアやソフトウェアなど、設備面で情報資産に関する規定を整備する必要があると思い、最初に取得するにはハードルが高いと考えました。Pマークはかなり個人情報に限定されるので、Pマークの方が取得しやすい思った次第です。加えて、Pマークの方が一般の方には認知されている印象がありました。前述したリクルート活動のことを考えると、認知度が高いPマークの方が理解を得やすいと思いました。

――当初からコンサルタントを入れる予定だったのでしょうか。
当初、自力での取得にチャレンジしようと思い、取得に関するさまざまな調査を行いました。すると規定の解釈がかなり難解で、素人が手を出して簡単に取得できるものではないということが分かりました。ですので、かなり早い段階から外部のコンサルタントの方に依頼する方針は固まっていました。

――コンサルティング会社の比較・検討はされましたか。
2020年の秋頃から2021年3月ぐらいにかけ、個人情報の認証取得に関するいくつかのキーワードで4社のコンサルティング会社をピックアップし、比較・検討させていただきました。4社それぞれにお話を伺いお見積りをいただいたうえでの比較・検討で、金額的な差はほとんどありませんでした。そうしたなか、オプティマ・ソリューションズにコンサルティングをお願いした理由は以下となります。

＜当社にマッチしていたテンプレート＞
個人情報を規定するドキュメントのテンプレートを比較したところ、それぞれに個性があることが分かりました。項目数が多く、詳細に記述できるドキュメントを持つコンサルティング会社、逆に分かりやすく簡潔が売りのドキュメントをアピールするコンサルティング会社もありました。そのなかでオプティマ・ソリューションズのドキュメントは、バランスが良く丁度良いボリューム感。内容も当社にマッチしていると感じました。

＜名古屋オフィスがある安心感＞
当社は名古屋にオフィスを構える会社です。コロナ禍でビデオ会議が当たり前になったとはいえ、やはり相談できるコンサルタントが近くにいて、いつでも足を運んでもらえる安心感は外せません。東京・大阪に拠点を構えるコンサルティング会社はいくつもありましたが、名古屋にもオフィスがあるコンサルティング会社は限られます。そのひとつがオプティマ・ソリューションズでした。この安心感は何にも代えがたいと考え、今回のPマーク取得のコンサルティングはオプティマ・ソリューションズにお願いすることにしました。

――Pマーク取得までの進捗状況をお聞かせください。
2021年5月、オプティマ・ソリューションズにコンサルティングを依頼。Pマークを取得したのは2022年2月です。10カ月弱ほどで取得することができました。

――予定通りに取得できたのでしょうか。
エンジニアが中心の会社ですから、Pマーク取得に関わることができるのは主に管理部門です。私が中心となってPマーク取得を推進していきましたが、リソースが限られているため、社内調整や取得にあたっての周知などは当社の代表取締役にもお願いしました。こうした社内事情もあって、取得目標は長めの2022年3月末に設定しました。

オプティマ・ソリューションズのコンサルタント、西口様にも取得目標を伝え、それを踏まえたスケジュールを立てていただきました。実は作業が順調に進んだため、1～2カ月ほど前倒しで取得することもできましたが、当社側の都合で延期してもらった経緯があります。その部分も加味すると、かなりスムーズに取得することができたと思っています。

――取得にあたって大変だったことはありましたか。
冒頭でも申し上げましたが、やはり規定に関する解釈に悩みました。どのように解釈して当社の状況当てはめるのが正解なのか、素人では分かりません。そこでその都度、西口様に連絡させていただき、細かくアドバイスしてもらいながら対応していきました。必要かどうかの有無もはっきりアドバイスしていただきましたので、非常に助かりました。

――オプティマ・ソリューションズとはどのように進めていったのでしょうか。
月1回来社いただき、対面で宿題の確認、次のステップの確認と対応について、そして全体のスケジュール確認といったフローで進めていきました。コンサルティングの時間は割とフレキシブルに対応していただいたと思います。不明点は随時メールさせていただきましたが、レスポンス良くご対応いただきました。

テンプレートについても、当社にマッチしているだけでなく、カスタマイズなどにも柔軟に対応できる仕様だったため、ドキュメントに落とし込む作業はそれほど苦ではありませんでした。簡潔に分かりやすくまとめることができたので、当社の実情に即した形で運用していくことができると考えています。

――運用するなかで効果はありましたか。
運用して間もないため、Pマークの取得がお客様とのやり取りのなかで前面に出てくる場面はありませんが、少なくとも信頼感にはつながると期待しています。また、当社と同じ規模感の同業他社と比べていち早くPマークを取得しましたので、大きな差別化が図れたのではないかと感じています。

――オプティマ・ソリューションズに対する評価をお聞かせください。
名古屋オフィスがある点を考慮してオプティマ・ソリューションズにお願いしましたが、これが本当に良かったと思っています。コンサルタントの西口様ご自身もの地域にお住まいとのことで、業務のなかで地元の会話も気兼ねなく話すことができました。この安心感は有り難かったですね。

また、当然かもしれませんが、名古屋の審査機関についてもよくご存じでした。さらに、名古屋に拠点を持つ企業の情報セキュリティに関する事例も豊富にお持ちで、参考になる情報ばかりでした。有意義な情報をいただけたという点でも、オプティマ・ソリューションズにお願いして正解だったと思っています。

――今後の展開をお聞かせください。
Pマークの改定において、何をどう対応すればいいのか把握できていないのは否めません。幸いにもオプティマ・ソリューションズには継続的なサポートをお願いしていますので、適宜、西口様からアドバイスをいただいて対応していく予定です。

社員教育に関しては一度西口様に実施していただきましたが、今年度以降もオプティマ・ソリューションズと協力し定期的に実施していくつもりです。毎年の変更点などを盛り込むなど、前回の内容をアップデートしていく手法についてのアドバイスもいただておりますので、このアドバイスをもとに教育を展開してまいります。

Pマークの運用は自走できるのが理想ですが、もうしばらくはオプティマ・ソリューションズと二人三脚ということになりそうです。オプティマ・ソリューションズはスキルトランスファーに積極的ですから、当社としても早々に運用のスキルアップを図っていきたいと考えています。

また、ISMSの方が業務に直結することも分かってきましたから、来年にはISMSの取得を視野に入れていきたいと考えています。オプティマ・ソリューションズには、ISMSの取得に関してもお力添えいただけると助かります。今後ともよろしくお願いいたします。

名東技研株式会社／プロフィール
「技術を通じて人と社会に感動を!!」をモットーに、インストルメントパネル・コンソール・オーバーヘッドコンソール・トリム・シートなど自動車内装樹脂部品の設計やモデリングを行う車両製品開発、機械設計・設備設計・3Dモデリングを中心した産業機器開発、業務改善からシステム開発・構築、運用保守まで幅広いサービスを提供するITソリューションの3つの事業を愛知県名古屋市で展開。常に「誠実」と「情熱」を持って業務に臨み、「信頼」を育み「前進」する企業を目指している。

所在地：〒465-0095 愛知県名古屋市名東区高社一丁目263番地
主な事業内容：車両製品開発、産業機器開発、ITソリューション事業
URL： https://www.meitogiken.co.jp/