【用語集】クリアデスク/クリアスクリーンとは何? | オプティマ・ソリューションズ株式会社 オプティマ・ソリューションズ株式会社
用語集の背景画像 雲の装飾
の画像

用語集

ランタン画像 【用語集】クリアデスク/クリアスクリーンとは何?

みなさま、こんにちは!そろそろ寒くなってきましたがいかがお過ごしでしょうか?今回の「分かりやすいセキュリティ用語集」「クリアデスク/クリアスクリーン」です。

【クリアデスク/クリアスクリーン】

企業が策定している情報セキュリティ対策の基本中の基本として「クリアデスク」と「クリアスクリーン」があります。

クリアデスクとは、「離席する際に、机の上に書類や記憶媒体などを放置しない」ことです。文字通り、帰宅時や外出時に、その人の机の上に個人情報や機密情報を記載した書類やUSBメモリなどが置かれていないように習慣づけることです。

クリアスクリーンとは、「離席する際に、パソコンの画面を他人がのぞき見したり、操作できる状態のまま放置しない」ということです。具体的には、操作しないまま一定の時間が経つと自動的にパスワード付きスクリーンセーバーが起動するようにする、または自動的にログオフするように設定することです。

個人情報を取り扱う企業は、個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止のためのセキュリティ対策(安全管理措置といいます)を取る必要があり、このクリアデスク、クリアスクリーンは、お金のかからない安全管理措置としての第一歩です。

例えば、以下のように「クリアデスク」と「クリアスクリーン」に対策することができます。

  • 毎日の業務終了時にデスクを整理する。
  • 必要のない書類は破棄し、重要な書類は施錠可能なキャビネットに保管する。
  • デジタルデバイスの画面ロックやデスクトップの整理も行う。
  • オフィス用品は指定の場所に収納し、デスク上に散らばらないようにする。
  • 一定の時間操作しない場合に自動的にログオフする。
  • パスワードを入力しないと解除できないスクリーンセーバーを起動する。

「少しの間だから大丈夫」といった気の緩みから、大規模な情報漏えい事件が起きてしまう可能性もあります。だからこそ、多くの企業で「クリアデスク」と「クリアスクリーン」を社員に徹底しているのです。

なお、クリアデスク・クリアスクリーンは、プライバシーマークやISMS認証の取得を目指す企業にとっては必須の項目となっています。

クリアデスク・クリアスクリーンを徹底していると、書類やデータを整理整頓するようになってきます。必要な書類をいつでもすぐに取り出せるようになるため、社員の生産性向上、業務の効率化にも寄与します。仕事の基本、整理・整頓・清掃(3S)の一環としても、取り組むことをおすすめします。

クリアデスク/クリアスクリーンのメリット

書類の削減とペーパーレス化を促進

クリアデスクのルールを取り入れると、手元に置くものがキャビネットなどの収納に収まる範囲に制限されるため、自然と不要な書類を減らす習慣が身につきます。
収納スペースが限られることで、無駄な印刷を控えるようになり、不要になった書類もシュレッダー処理やデータ化、ファイリングなどで適切に整理されるようになります。

さらに、部門別・個人別に収納量の上限を設定したり、毎月決まった日に書類整理を実施するなどのルールを設ければ、全社的に文書管理の効率化が図れます。書類の減少により収納スペースに余裕が生まれ、オフィス空間を有効活用することも可能になります。

コストを抑えつつ実現できるセキュリティ対策

クリアデスク・クリアスクリーンは、初期費用をかけずに始められるシンプルなセキュリティ対策です。
システム導入やサーバーの強化といった高額な施策も存在しますが、それらであってもリスクを完全に排除することはできません。

一方で、クリアデスクやクリアスクリーンは、従業員の意識や行動を変えることで実施できるため、低コストで導入可能です。日常的に机の上を整理し、機密情報を無造作に放置しないことによって、個人情報の紛失や漏洩リスクを大幅に軽減できます。

探し物の時間を減らし、生産性を向上

デスクの上が整理整頓されていると、必要なものをすぐに見つけることができ、探し物に費やす時間を削減できます。
たとえ1回あたり数秒のロスでも、積み重なると年間では大きな時間の損失になります。クリアデスクが社内に定着すれば、探す手間が減り、その分の時間を本来の業務にあてることができるため、結果として生産性向上にもつながります。作業スペースにゆとりができることで、業務効率も改善されるでしょう。

集中力が高まり、仕事の質も向上

物が散乱していない整ったデスク環境は、仕事に集中しやすい状態をつくります。
人の脳は、視界に入る情報すべてを無意識に処理しようとするため、必要のない書類や私物などが視界に入るだけで注意力が分散してしまいます。

余計な情報が目に入らないよう、机の上には今取り組んでいる業務に必要なものだけを置くようにすることで、集中力が高まり、仕事の質も向上します。

業務処理能力の向上にもつながる

クリアデスクの習慣を身につけることで、仕事そのものの進め方にも良い影響を及ぼします。
机を整理するには、「何が必要か」「どこに置くか」といった判断力や整理力が求められます。こうした力は、業務においてもタスクの優先順位をつけたり、仕事の段取りを組み立てたりする際に活かされます。

整理された作業環境は、業務をスムーズに進めやすくし、気持ちに余裕を持ちながら仕事をこなす手助けとなります。

オプティマ・ソリューションズでは、プライバシーマーク取得を徹底的にサポートいたします!


弊社では数多くのお客様のPマーク取得のお手伝いをしております。弊社は下記のような特長を持っています。

・メールへの返信や見積などへの対応スピードが速いので最短取得のサポートができる
・月々定額の分割払いができる
・東京、大阪、名古屋に支社がある
・オリジナルテンプレートからのカスタマイズができるので、工数の削減が可能
・使いやすいE-Learningツールを無料提供している(運用時に年に1度の教育が必須)
・コンサルティングを行う際、担当者の皆様自身にPマークの知識やコツを見つけていただいて、皆様の会社自体が成長していいただけることを心掛けています

しっかりと皆様のお話をお聞きして、御社に必要なことだけを説明して、親身に寄り添いながらサポートするのが当社のコンサルティングです。

創業20年、実績数も3,500件を超えました。
本Webサイトで認証取得/更新の体験談を多数公開していますので、ぜひご覧になってください。

お客様の声
www.optima-solutions.co.jp/voice

これからPマークを取得される、または、更新をご希望される事業者様はぜひお気軽にご相談ください。

用語集動画

社内の情報セキュリティ教育にもおすすめ!
動画(約2分20秒)もご覧ください。

Optima広報部より

▼Googleの口コミ投稿をして頂けると励みになります!
https://x.gd/qVn99

広報部企画「がんばる企業様を応援!」

もしも「私もぜひインタビューされたい!紹介してほしい!」という方がいらっしゃいましたら、
広報部インスタまでお問合せくださいませ(o^∇^o)ノ

▼オプティマ・ソリューションズ広報部へのDMはこちらから
インスタグラム(フォローもよろしくね!)
https://www.instagram.com/pr_optima/

▼セミナーのご案内・申し込みはこちらから!
https://www.optima-solutions.co.jp/seminar

▼お問い合わせ
https://www.optima-solutions.co.jp/contact

▼メルマガ登録(週に一回程度、更新情報をメールでお届けします)
https://www.optima-solutions.co.jp/optima_news_entry_form

▼Youtubeチャンネル登録よろしくお願いします!
https://www.youtube.com/@optima_solutions

▼X(Twitter)(フォローもよろしくね!)
https://twitter.com/pr_optima

▼Facebook(フォローもよろしくね!)
https://www.facebook.com/optima.solutions.jp