弊社クライアントの東洋グリーン建物株式会社様が、プライバシーマーク（Ｐマーク）を取得しました。弊社のプライバシーマーク取得サポートをご利用いただき、着手から6ヶ月での取得を実現しました。（担当コンサルタント：遠藤朝永）
同社・代表取締役常務 岡田様、営業部 課長代理 松岡様、総務部 次長小島様、
事務センター 主任 関口様からいただいたコメント：
御社の事業内容、Pマーク取得の理由とコンサル会社を弊社に決めていただくまでの経緯を教えてください。
弊社はマンション管理業務を主な事業としております。近年の個人情報保護の意識の高まりに伴い、関連業法に規定された個人情報の厳正な取扱に満足することなく、プライバシーマーク制度に基づく個人情報保護の取扱を実践している管理会社であることを内外にアピールするために取得することにしました。
そして、取得をするにはサポートしてくれるコンサルティング会社が必要だと判断し、コンサルティング会社の候補を4社あげ、2社まで絞り込んだのですが、決めきれずに困っておりました。
そこで、さらに御社にもお声掛けしたところ、ご提案内容が弊社にあっていると考えましたので、御社にPマーク取得サポートをお願いすることとなりました。 どのような体制で取り組みましたか？
小島次長以下4名で事務局を構成し、作業を進めていきました。
作業にどのくらいの時間がかかりましたか？
毎回の定例打ち合わせの他に、作業時間が週に1時間半～2時間くらいでしたね。個人情報台帳とリスク評価が通常は時間がかかると思いますが、お打ち合わせの中で、プロジェターで大きく映しながら、コンサルタントの遠藤さんと一緒に作成していきましたので、スムーズに進みました。あとは監査が半日かかったくらいですかね。
弊社：遠藤＞大澤様がシステムについてよくご存知なので、大変助かりました。
教育はどのように実施しましたか？
本社の社員については、コンサルタントの遠藤さんに集合研修を実施してもらいました。あとは、全管理受託マンションの管理員が集まる研修会がありましたが、その際も遠藤さんにお越し願い、大変有意義な研修を行って頂きました。
安全管理策は何やりましたか？
USBメモリについては以前から自由に使用しておりましたが、個人使用は禁止とし、業務上使用する場合は会社貸与にしました。それくらいで、今回の審査は通過しましたが、サーバーの管理に関してはさらにセキュリティ対策が必要だと思っていますので、今後も可能な範囲で対策を継続していくつもりです。
今のところ、費用はそんなにかかっておりません。
現地審査の印象は？
遠藤さんにリハーサルしていただいたので、審査当日に聞かれるポイントをある程度把握して、各自準備をしておりました。ご来社いただいた審査員の方から「緊張しなくても大丈夫ですよ」 と前置きをしていただきましたので、とても安心しました。マンション管理を良くご存知の印象を受けました。とても好意的にアドバイスを交えながらお話をしてくださったと思います。
Pマークを取得しての感想を教えてください。
Pマークの取得作業をしている頃から、現場のマンション管理員からの個人情報が掲載された書類の取扱についての問い合わせが以前よりも増え、意識の向上が確実に見られましたね。
やはり全員研修が非常に良かったと思います。マンション管理員の意識が変わる事で、管理組合の方からの見方も変わり、信頼感が上がり、新たなお客様獲得につながると思います。
コンサルティングで良かったことを教えてください。
プライバシーマークの取得ステップについて、本当に懇切丁寧に１から１０まで一緒にやっていただけたのが良かったです。遠藤さんにはPマークの本質を教えていただいた感じがします。
本当に理解できたことは、Pマーク取得の意義を強めましたし、書類の量に関しても納得して進めることが出来ました。
これからPマークに取り組まれる方へひとことお願いします。
自社にあわせて、必要なレベルを見極めること、また、何を目的に取得するのかを社内で合意形成しておくことが重要だと思います。単に入札に必要だからというのではなくて、なぜ取得するのか？からブレーンストーミングをして丁寧にステップを踏むことが大事だと思います。
当社でもコンサルティング会社選定のステージに到達するまでに、全部署の代表者からなるプロジェクト委員会を立ち上げ、１年間かけて外部セミナーに参加してＰマーク制度の知識を高め、メンバーで取得する意義や目的について議論をしました。その間も逐次社内で委員会における検討内容の情報共有化を図っていたので、コンサルティング会社選定のステージに到達した時には、全社ベースでの理解とサポートを得ることができました。
弊社のサービスについて。
オプティマ・ソリューションズさんのサービスに大変満足しています。
ありがとうございました。
