不動産売買、仲介、建物管理業を手掛ける株式会社リアークスファインド。
社名に込められた「人と不動産のかけ橋」という思いとともに、質の高い豊かさを提供している同社は、2回目となるプライバシーマーク更新を迎え、オプティマ・ソリューションズとどのようにして運用・更新に取り組んだか、その経緯とメリットを新担当者である業務部・主任 風岡広大氏に詳しく伺いました。
御社の事業内容を教えてください。
弊社は不動産の売買、仲介、そしてICTを活用したマンション等の建物管理サービスを事業として展開しております。「不動産を通じてかけ橋のような企業でありたい」ということを、当社のホームページにも理念として掲げております。
プライバシーマーク取得の経緯を教えてください。
不動産事業では取り扱う個人情報が多く、内容もセンシティブなものも多いため、その管理や取り扱いを徹底するために、プライバシーマークを取得することにしました。近年、個人情報保護や情報セキュリティへの社会的関心がますます高まっていることもあり、弊社として、なるべく早く取得し、信頼性の高い企業としての業務体制を構築したいという思いがありました。
オプティマ・ソリューションズをコンサル会社に選んだ理由を教えてください。
取得時の担当者が、御社のプライバシーマーク短期取得セミナーに参加したのがきっかけです。その時は3～4社から見積もりを取り、比較検討しました。その中で、御社は手厚いサポートをしてくれるということで、弊社の業務実態に合わせた的確なアドバイスをいただけるのではないかと考え、お願いすることになりました。
社内の個人情報保護の体制を教えてください。
業務部の次長が個人情報保護管理者、課長が委託先や日常点検の管理者、システム担当者、そして私が個人情報監査責任者として事務局を担当しております。
プライバシーマークの運用において大変なことはありますか？
プライバシーマークの担当になり、審査までに関連文書を揃えるのがとても大変でした。御社コンサルタントの佐々木さんに助けていただきながら、時には実践ガイドブックを参考にして文書を整えていきました。わからないながらも進めていくと、理解するまで大変でもありましたが、要点が抑えられていくので毎回の打合せが楽しくもありました。
プライバシーマークの現地審査の感想をお聞かせください。
厳格な2名の審査員が来社され、最初はとても緊張しました。実際のところ、厳しい雰囲気がありましたが、審査対応のポイントを佐々木さんに事前にお聞きし、準備しておりましたので、質問に一つ一つスムーズに答えていくことができました。業務の専門的なところは各部門の担当者にお願いして対応することができました。
プライバシーマークの定期教育はどうされていますか？
御社が提供しているE-Learningで定期教育を実施しています。教育資料は、御社から提供していただいた教育資料ひな型に、ログやアクセス権限、パスワード、スクリーンセーバーなど、従業者が日常の業務において意識してほしいルールを盛り込み、作成いたしました。実施の結果、従業員の意識向上が可視化できて、会社全体の実態を把握できたと思います。
プライバシーマークを取得して、どのような変化がありましたか？
私個人としては、外部の方と名刺交換する際、いただいた名刺にプライバシーマークがついているかを意識するようになりました。アイスブレイク（本題に入る前の雑談）でプライバシーマークの話題を出してみると、相手の方も個人情報保護に関して意識の高い会社ということがわかり、以前より親近感が湧くようになりました。
社内の意識はいかがですか？
入退室管理も徹底されていて、記録の作成についてもほとんど漏れもありません。また、来客時や昼食時など、離席する際にはしっかりと書類をしまうなど、全体的に意識が高まっていると実感しております。
今回の更新を終えての感想をお聞かせください。
無事に更新ができてほっとしています。
当社のコンサルティングについての感想をお聞かせください。
コンサルタントの佐々木さんとはとても相性がよく、大変な中でも楽しく進めていくことができました。今考えても自力での取得は難しかったと思いますね。
これからプライバシーマークを取得・更新する企業様に何かひとことをお願いします。
プライバシーマークは取得して損はないと思います。やはり弊社が会社として成長する上でも、プライバシーマークの取得は重要なステップになったと思います。着手から取得まで、時間はかかると思いますが、それ以上に得られるメリットは大きいと思います。
ご協力いただきまして、ありがとうございました！
