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 弊社クライアントの朝日建物管理株式会社様が、プライバシーマーク(Pマーク)を取得しました。弊社のプライバシーマーク取得サポートをご利用いただき、着手から約7ヵ月での取得を実現しました。(担当コンサルタント:鈴木雄一)

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同社・代表取締役社長 内藤様、取締役 碓井様よりコメントいただきました:

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御社の主な業務内容について教えてください。

当社は1957 年(昭和32 年)10 月に大阪で創業した総合ビルメンテナンス会社です。当時はビルメンテナンスという言葉が一般に浸透していませんでした。そのため、当時の当社社長が大阪ビルメンテナンス協会(OBM)の創設で中心的役割を果たし、初代会長を務めるなど、当社は関西地区におけるビルメンテナンス業界の「草分け」的存在と自負しています。2001 年8 月に朝日新聞社が資本参加し筆頭株主になりました。朝日新聞の東京、大阪、名古屋、西部(福岡)の各本社や新聞印刷工場を中心に、清掃、警備、ビル設備の「主要3 業務」に加え、運輸、受付など幅広い業務を担っております。大阪に本社を置き、東京、名古屋、北九州に本部・支店を構える従業員約1,100 人(パート、アルバイトを含む)の会社です。

P マーク取得の動機と、コンサルティング会社を弊社に決めていただくまでの経緯を教えてください。

ビルメンテナンスだけでなく病院での業務もあり、日常的に個人情報を取扱う業務が多いため、当社の個人情報保護に対する姿勢を明確にしCSR(企業の社会的責任)とCS(顧客満足度)向上を実現することを目的に、プライバシーマーク取得を決定いたしました。業界他社の情報などを参考にして、Pマーク取得コンサルティングで実績のある2 社を選定しました。その中にオプティマ・ソリューションズさんの名前もあがっており、当方の条件を提示してお見積もりをいただき、プレゼンテーションを実施して頂きました。その結果、コストやノウハウの蓄積度などを総合的に判断して御社に決定しました。最後、決め手となったのは「マーク取得までの目標期間の短さ」と「取得できるまでの固定料金制度」でした。当社で取得経験を持つISO14001(環境ISO)と異なり、P マークは「全事業所・全従業員」が対象範囲に指定されているため、様々な業種とパート・アルバイトを数多く抱える当社にとって、スピードとコストを「下支え」をしていただけることはとても魅力的に感じました。

苦労した点は何ですか?

2010 年11 月に「キックオフ」し、大阪本社に事務局を置きました。取得目標までの工程表をもとに、各拠点の担当者を決め、コンサルタントの鈴木さんに同席していただいて月1~2 回の事務局会議を開催しました。教育研修は、2010 年12 月から開始しましたが、パートさんなどは勤務時間にばらつきがあるうえ、ローテーション勤務で同じ時間に一ヵ所に集まることが困難なため、テキストを配布して基本的なことがらを学習させることにしました。最終的には受講者数が1,300 人を上回りました。最も時間を要した作業は、個人情報台帳の作成とライフサイクル分析表の整備です。業種が多岐にわたるうえ、契約関係も複雑なケースが多く、保護対象や委託先の洗い出しは本当に大変でした。 また、台帳などを実際に作成するのは各営業所長などになりますので、彼らへの指導・助言やレベルあわせに時間がかかり、全てを完成させるのにプライバシーマーク取得の申請の直前まで時間を要しました。

審査と対応の印象は?

審査員2 人による詳細にわたる審査を受けましたが、雰囲気はなごやかで、威圧感などは感じられませんでした。審査の後の指摘事項についても、重大なものはなく、すぐに是正報告できたので、ほっとしました。

コンサルティングで良かったことを教えてください。

提供された規程と様式の雛形は完成度が高く、作業を進めるうえで大変役立ちました。コンサルタントの鈴木さんには、メールでの質問や問い合わせに迅速に回答してもらえましたし、現地審査前のリハーサルでは過去の経験を踏まえた適切なアドバイスがあり、審査の本番で役にたちました。

Pマークを取得しての感想を教えてください。

個人情報保護の重要性についての認識を、経営陣と従業員の間でいかに共有できるかどうかが、Pマーク取得のカギになると思います。
トップダウン色(経営側の要求)が強すぎると、従業員サイドはどうしても「いやいやながら従う」ことになり、作業の進捗度や精度に差が出ます。当社の場合はさいわいにして「社の将来(従業員の生活設計)を左右する新規業務の受託に有効な手段だ」という共通認識が浸透していたので円滑に進んだのではないかと思います。ひとつでも多くの企業が、Pマークを取得することで、個人情報保護が企業の社会的責任の一端であり、コンプライアンス(法令順守)の観点からも重要であるとの認識を深めていただければ幸いです。

これからプライバシーマークを取得する企業へ向け一言お願いします。

「登る道は決して平坦ではないが、頂上を極めた充実感は格別」と申し上げたいです。ありがとうございました。