プライバシーマーク・ISMSの取得コンサルを行い、使いやすく有効活用可能なルールにするオプティマ・ソリューションズ

ファンテクノロジー様(ITサービス、Pマーク取得)

自動車メーカーを中心にアウトソーシングなどの事業を展開している株式会社ファンテクノロジーは、新たにBtoC事業への進出を実現するため、2021年3月にプライバシーマーク(以下、Pマーク)の認証を取得しました。今回、そのPマーク取得にあたり、オプティマ・ソリューションズのコンサルティングを利用した背景と効果について、代表取締役社長 江田 豊氏、 ITSS事業部 部長 片岡 英利氏、Pマーク事務局担当 高根氏に詳しくお聞きしました。

――今回、Pマークの認証を取得するに至った背景をお聞かせください。
新しくBtoC事業をスタートしたいと考えております。それは個人向けの医療関連サービス、個人事業主様向けの福祉関連サービスなどでいずれもクラウドで展開するものです。これらのサービスを提供する理由は、個人および個人事業主様が抱える悩みを、ITの力で少しでも解決するお手伝いができればという思いからです。我々も中小企業ですから、同じ悩みを共有しています。安心して利用できるサービスを安価で提供したいと考えていました。

BtoC事業を始める背景には、経営基盤の安定化もあります。そもそも当社はリーマンショック、東日本大震災を経た2012年に創業しており、常日頃からリスクヘッジの重要性を感じています。しかし現在、当社の売上の大半はBtoBによる受託開発が中心のため、取引先の状況に左右されてしまうのは否めません。そこで、強い経営基盤を構築するため、今回のBtoC事業に着手いたしました。現在、2021年夏のリリースに向け、開発にまい進しているところです。

このBtoC事業を展開するうえで、ユーザーが安心して利用できるセキュリティ対策と社内の運用体制が欠かせません。当社ではすでにISO27001(情報セキュリティマネジメントシステム/以下、ISMS)を取得していますが、今回のBtoC事業では多くの個人情報を扱うことになりますので、追加してPマークの取得が必須だと考えていました。かつ、サービスがスタートしてから取得するのでは安心して利用できるサービスとは呼べません。当社としてはスタート時から安心してお使いいただけるように、システム的なセキュリティ対策はもちろん、社内の運用も含めて万全の体制を構築したいと考え、今回のPマーク取得に至りました。

――Pマークを取得するにあたって、コンサルティング会社の利用は想定されていたのでしょうか。
従業員は日々の業務に忙殺されていますから、専門家であるコンサルタントの存在なくしては取得できません。以前にISMSを取得した際もコンサルタントの援助をいただきました。

――コンサルタントの選定要件をお聞かせください。
「Pマークのリテラシーを社内に蓄積して継続的に運用できること」を条件としました。実はISMSを取得する際は、コストを第一に考えてコンサルタントを選定したため、結果的に運用リテラシーを社内に蓄積することができませんでした。もちろん、安価に取得できましたし、助けていただいたコンサルタントに落度はありませんでしたが、その後の運用に関するコンサルティングを考慮していなかったため、我々自身が苦労しました。

そこで今回のPマーク取得のコンサルタントを選定する際には、取得だけを目的にするのではなく、「取得時のプロセスから運用に至る部分まで、社員一人ひとりがPマークを理解しリテラシーとして社内に蓄積できるコンサルティング」をお願いしたいと考えました。

――オプティマ・ソリューションズを選定した理由をお聞かせください。
地元のコンサルタントほか、インターネットで検索してISOやPマークのコンサルティングで実績がありそうな会社のホームページを見て比較・検討しました。決め手は御社が主催していたWebセミナーでした。新型コロナの影響下で、オプティマ・ソリューションズはいち早くWebセミナーを実施していることを知りました。そこで、2020年3~4月にかけて以下のWebセミナー、それから録画配信のオンラインセミナーにも参加しました。

Pマーク短期取得講座(ライブ配信のWebセミナー)
Pマーク短期取得講座(録画配信のオンラインセミナー)
基礎からわかるISMS認証取得セミナー(ライブ配信のWebセミナー)
基礎からわかるISMS認証取得セミナー(録画配信のオンラインセミナー)

これらのセミナー受講を通じ、以下の点を高く評価してオプティマ・ソリューションズにPマーク取得のコンサルティングをお願いすることにしました。

<事務的ではない分かりやすさ>
セミナーの内容は、堅苦しくなく、とても分かりやすいという印象を受けました。ライブ配信の場合は、こちらからのチャットでの質問に対して、事務的な言葉ではなく、分かりやすい言葉と表現で回答していただきました。こうした人間味があって、ざっくばらんな雰囲気が当社にあうと感じました。

<実績に裏付けされた雛形>
Pマークの取得には、規程類や記録類などの文書作成が必須ですが、セミナーで見せていただいたオプティマ・ソリューションズの文書雛形は非常に分かりやすいものでした。これまで当社で見てきた文書雛形はかなり堅い感じで理解に苦労するものでしたが、オプティマ・ソリューションズの文書雛形は言い回しや書き方が現代的で、誰が見ても分かるように記述され、情報が整理されていました。さすが、ISMSやPマークの取得における数々の実績がしっかり反映されているのだなという印象を受けました。

――Pマーク取得までの進捗状況をお聞かせください。
2020年7月の第一回目のミーティングで、翌年3月までにPマークを取得するスケジュールを組みました。年内には審査を終え、ぎりぎり年度内に登録証を手にするというスケジュールでしたが、結果的にほぼスケジュール通りに進めることができました。

――オプティマ・ソリューションズのコンサルティングをどのように評価していますか。
今回のPマーク取得にあたり、オプティマ・ソリューションズには大変感謝しています。具体的な評価ポイントは以下の通りです。

<当社に寄り添うコンサルティング>
第1回目の対面でのミーティングの際、「Pマークとは」という基本からご説明いただきました。単純に法令文書のような資料を読むだけですと眠くなってしまいますが、実例をもとに当社の状況に照らし合わせた説明だったため、とても分かりやすく感じました。もちろん、事前にWeb会議で当社の状況は説明していましたが、それをしっかり踏まえた内容だったので、一気に信頼感が高まりました。

その後のやり取りも、本当に信頼できるものでした。例えば、顧問税理士や個人事業主といった委託先では、どこの範囲まで覚書の締結が必要であるか、委託先への情報開示レベルや、どのレベルの取引先まで覚書を結ぶ必要があるかなど、少しでも個人情報が関わるところは個別に判断を仰ぎ、分かりやすく答えていただきました。

また、派遣法で必要な条件通知書や就業条件明示書など個人情報を含む書類 、お取引先様オリジナルの個人情報を含む契約書類等の受領確認書類の取り扱いや対応方法について、細かいところまで伺ったのですが、こちらが理解できるまで丁寧に教えていただきました。

<社内でPマークを運用できる体制づくりをバックアップ>
当社が要件に挙げていた「Pマークのリテラシーを社内に蓄積して継続的に運用できること」を実現することができました。その理由はオプティマ・ソリューションズのコンサルティングが、こちらの質問に対して単に答えを返すだけではなく、理由を付けて答えを返してくれたからです。当社からの細かな質問に対して一つひとつ「腑に落ちる、理解できる」までレクチャーしていただいてから次のステップという具合で、分からないまま次に進むことはありませんでした。また、こうしたオプティマ・ソリューションズとのやり取りはすべてメールの「全員に返信」で行っていましたので、直接関係しない部門にもリテラシーとして蓄積され、日を追うごとにPマークへの理解度が深まっていきました。

<素早い回答>
こちらにの質問に対して、いつも素早い反応で回答していただきました。早ければその日中、どんなに遅くても翌日には返信がありました。例えば、夕方に質問を入れれば翌日の昼には返答があるという具合です。

――今後の展開とオプティマ・ソリューションズに対する期待をお聞かせください。
オプティマ・ソリューションズとはPマークを取得したから終わりではなく、「社内にPマークのリテラシーを蓄積して継続的に運用できること」をさらに浸透させるため、引き続き運用・更新のサポートサービスをお願いしたいと考えています。

取得済みのISMSについても、今後はオプティマ・ソリューションズに運用・更新のサポートサービスを依頼する予定です。ISMSの文書類もオプティマ・ソリューションズの雛形に切り替え、社内での運用が問題なくできるよう体制の向上を目指します。

オプティマ・ソリューションズにはお手数をおかけしますが、今後も引き続きよろしくお願いします。

――担当コンサルタントより
<Pマーク・ISMSコンサルタント 漆原 史子(うるしはら ふみこ)>
Pマークの認証取得、おめでとうございます!!
新型コロナウイルス対策影響下での取り組みということで、Web会議中心で作業を進めていただかなければならない場合が多かったのですが、江田社長を中心としたプロジェクトメンバーの皆様に積極的に取り組んでいただき、とても感謝します。大変精度の高い記録類を作成していただいたおかげもあり、短期間でPマーク認証を取得できて、本当にうれしい限りです。

審査後の運用期間にいただいたご質問からも、社内にPマークの活動が根付き、しっかりと運用できていることが伝わってきています。今後も現在の運用を継続し、Pマークというしっかりした運用の「証」を事業に役立てていただけることを心より願っております。

ファンテクノロジー様

株式会社ファンテクノロジー様/プロフィール
2012年11月設立。自動車メーカーなどモノづくりを柱とするお客様に対して技術力と開発力で支援している。具体的には、お客様先にエンジニアを常駐させて機械、電気電子、組込み制御、システム、Webアプリケーションなどの研究開発や技術支援を行うアウトソーシング事業、業務分析からシステム提案・開発・運用サポートを行うITSS事業、筐体・機構設計やロボットの機構設計など設計一式での委託から作図、試作づくりなどを行うメカニカルデザイン事業、さまざまな業界知識を持った当社のエンジニアと最新型のFDM方式3Dプリンターなど駆使して効果的な研究開発を行うR&D事業を展開。ほか自治体や企業のシステム開発にも携わるなど、常に高い技術を追求し、どこよりも高い技術貢献を目指している。

また、当社の技術力と所有する3Dプリンターを地域に還元したいという想いから、小中学生が楽しく設計やプログラミングを学べる「こどもスクール」を開催。CADソフトを使ってミニカーのボディを設計し3Dプリンターで出力する大好評のカリキュラムなどを通じ、モノづくりの楽しさを体験することができる。

所在地:〒321-0953 栃木県宇都宮市東宿郷4丁目1番11号 大塚宇都宮ビル6階
従業員数:118名(2020年4月現在)
主な事業内容:自社プロダクツの開発、製造及び販売事業、メカニカルデザイン及びソフトウェアに関する委託研究開発事業、3DCADによる設計開発の教員訓練事業、労働者派遣事業法に基づく特定労働者派遣事業、自動車部品に特化した委託研究開発事業、前各号に附帯関連する一切の事業
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