皆さんこんにちは。
Pマークザムライことオプティマ・ソリューションズの中康二です。
これから、プライバシーマーク・ISMSに関するお役立ち情報を【知っ得情報】としてこのWebサイト上でお知らせしていくことにします。どうぞご期待ください。
記念すべき初回は「プライバシーマークの社員教育に求められる条件とは」というタイトルでお届けします。
プライバシーマークの社員教育に求められる条件とは？
プライバシーマークの取得、更新のためには、定期的に社員教育をしなければなりません。では、どのような点に気を付ければいいのでしょうか？
(1)「JIS Q 15001」が求めている4要素
まず、プライバシーマークの準拠規格となっている「JIS Q 15001」を参照しましょう。
社員教育に関して、JIS Q 15001では、下記の内容を要求しています。
(JIS Q 15001:2017より引用)
つまり、上記のa) b) c) d)の4つの要素を含む教育を定期的に実施せよと言ってます。
a) b) c)を、それぞれもう少し平易な表現に置き換えると
a) 自社の個人情報保護方針を知る。
b) 個人情報を保護することの重要性、ビジネスメリットは何なのか知る。
c) 個人情報保護のための社内体制を理解し、自分に与えられた役割と責任を知る。
d) 個人情報保護のためのルールに違反した場合にどうなるのか知る。
となります。
この4つの要素を含む教育資料を作成して、教育を実施せよ。それがJISが求めていることです。
(2)「審査基準」が求めている教育の条件
次に、プライバシーマークの審査基準となっている「プライバシーマーク付与適格性審査基準」を参照しましょう。
社員教育に関して、審査基準では、下記の内容を要求しています。
(プライバシーマーク付与適格性審査基準より引用)
要点をまとめると、
・教育頻度は年1回以上
・全ての従業者（役員、正社員、派遣社員、パート・アルバイトなど全て含む）を対象とする
・教育実施計画に基づいて実施されていること
・上記a)からd)までの内容を理解させていること
・理解度テストを実施して、理解が不十分な場合は再教育を行う
となります。
(3)プライバシーマークの定期教育はこのように行う
上記の4要素を含む教育資料を使用して、年に1回、全ての従業者を集めて集合研修を行い、研修の最後に「理解度テスト」を行い、その場で自己採点させて、間違えていたところには資料を見直させて、理解を確実にすれば、だいたいOKと言えます。
一般的には4要素に加えて、下記のようにさらに詳しい情報を盛り込んだ資料を作成して、教育を実施します。
教育資料の項目例
- 個人情報を保護することの重要性、ビジネスメリットは何なのか ※b)
- プライバシーマーク制度の紹介、自社で取り組むことになった経緯
- 当社の個人情報保護方針について ※a)
- 個人情報保護のための社内体制と、自分に与えられた役割と責任 ※c)
- どんな情報が個人情報に含まれるのか、マイナンバーの取扱いについて
- 最近の事故事例、特に知っておくべきセキュリティ知識
- 社員として守るべき個人情報の取扱いルール ※c)
・入退室管理、施錠管理、廃棄のルールなど
・パソコン、スマホの取扱いについて
・外出時のルール
・メール、ウェブ、SNSで気を付けること
・個人情報を取得する場合のルール
・委託先選定、ウェブや印刷物制作におけるルール など- 個人情報保護について外部から問い合わせを受けたら ※c)
- 万が一の事故に気付いたらどうするべきなのか ※c)
- 個人情報保護のためのルールに違反した場合にどうなるのか ※上記d)
皆さん、この情報を活用して、ぜひ社員教育を実施してみてください。
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