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弊社クライアントの伊藤忠食品株式会社様が、プライバシーマーク(Pマーク)を取得されました。弊社のプライバシーマーク取得サポートをご利用いただきました。
(担当コンサルタント:生方淳一

伊藤忠食品株式会社様

同社職能本部 法務・コンプライアンス部 部長・秋元様、
同コンプライアンスチーム 担当課長・村瀬様からいただいたコメント:

伊藤忠食品株式会社様

御社の事業内容と、Pマークを取得した理由について教えてください。

当社は、酒類・食品卸売業として、全国のメーカーさんと小売業さんをつないでいるのですが、その取引の中で、お歳暮・お中元などのギフト商品の取扱いも受託しています。百貨店やスーパーなどからの注文に基づいて、当社で包装して発送する業務を行っております。そのため、たくさんの個人情報を取り扱っており、得意先からの要請もありましたので、実は5年以上前からプライバシーマークの取得を検討しておりました。

コンサル会社を弊社に決めていただくまでの経緯を教えてください。

御社のセミナーを受講し、中さんから優しくご説明していただきました。営業の方とも気があい、とても話しやすかったです。何社か見積りを取りましたが、オプティマさんは価格の面はもちろん、他社と比べて一番印象が良かったこともあり、選ばせていただきました。

どのような体制で取り組みましたか?

当社では、北海道から九州まで、全国に営業拠点があるため、18名規模のプロジェクトチームを立ち上げました。本社に事務局を置き、全国に担当者を置いて取り組みました。毎回、テレビ会議を利用して打合せを行いました。

作業にどのくらいの時間がかかりましたか?

一回2時間くらいの打ち合わせを何度か行いました。個人情報保護法への対応の一環として、個人情報に関する規程はあったのですが、本規程と、運用規程に分かれており、それを一つにまとめるのに、時間がかかりました。規程と実態をあわせられるか、という点が特に大変でした。また、社内にどんな個人情報がどのくらいあるかも調査済みでしたので、ある程度は把握しておりましたが、今回改めて出てきた個人情報もありました。今回の取組の中で「これも個人情報に該当するのか」という新たな気づきもありました。その点でもいい機会だったと思います。

教育はどうやって実施しましたか?

村瀬さん>
内容は私が作成し、E-learningを実施しました。また、理解度確認テストを行い、合格するまで再受講してもらいました。E-Learningの環境がない従業員に対しては、紙を配布して教育を行いました。社長以下、全ての従業員に実施し、だいたい一ヶ月くらいかかりました。

今回を機会に新たに強化したセキュリティ対策はありますか?

特にありません。4年前に日本橋から現在のビルに移転してきたのですが、それをきっかけに、入退室の際、IDカードを使用するようにしました。もちろん東京本社だけでなく、大阪や名古屋でも同じようにセキュリティ対策を強化しています。

現地審査の印象はどうでしたか?

想像していたより、優しかったですよ(笑)細かいところはあまり聞かれませんでした。当社が直接個人情報を取得している、ワイン販売サイトの「神の雫ワインサロン」やECショップの「食べマート」については詳しく聞かれました。文書審査の指摘事項、現地審査の指摘事項はそれぞれ10件ほどでしたが、大きな問題はありませんでした。時間についてもほぼ予定通りに終わりました。

一番時間がかかった作業は何ですか?

規程の一本化です。それから、内部監査に時間がかかりました。東京だけでなく、名古屋や大阪に出向いて、実際に担当者に聞き取りをしました。内部監査人にまず教育をしてから、お互いにチェックを行いました。そのおかげで、みんなの意識がちょっとずつ変わってきました。その後まとめるのには、時間がかかりましたが・・・。

コンサルティングで良かったことを教えてください。

コンサルタントの生方さんには、何度も通っていただきました。コミュニケーションも良く、質問にもいろいろ答えてくれました。とても優しく対応していただきました。大阪、名古屋の内部監査にも同行して頂きました。我々が気付かないところも指摘して頂くことができ、とても勉強になりました。

Pマークを取得してよかったことはなんですか?

秋元さん>
これからだと思います。名刺にも徐々にPマークを入れ始めていますし、営業的にもこれからですね。同業の会社さんには「よく取得したね」と言われます。他社さんは「取得したいが事業所が多すぎるので難しい」と話していました。

村瀬さん>
従業員の個人情報に対する意識が上がったと思います。取引先から毎年来ている、個人情報取り扱いについてのアンケートに回答するのが楽になりました。今後は、従業員にもPマークを取得したこと、取扱いに注意することなどを周知していく予定です。いかに全体に知らしめ、適切に運用していくかがこれからの課題です。

これからPマークに取り組まれる方へひとことお願いします。

悩むよりも、コンサルタントさんに相談した方が早いと思います。特に規程の変更や、関連帳票については相談したお陰で早くできました。組織が大きい場合は、プロジェクトチームなどを立ち上げ、全社で取り組むことが良いと思います。片手間にやるのは大変でしょう。それから、できないことは規程に書かないことが大事ですね(笑)

ありがとうございました!