全国個室ユニット型施進協議会様(介護職員向け研修・Pマーク取得)のプライバシーマーク・ISMS取得コンサル事例を社内外の変化と交えて紹介

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弊社クライアントの一般社団法人全国個室ユニット型施設推進協議会様が、プライバシーマーク(Pマーク)を取得されました。弊社のプライバシーマーク取得サポートをご利用いただきました。
(担当コンサルタント:生方淳一
一般社団法人全国個室ユニット型施設推進協議会様

同協議会事務局 ・山﨑 富美子様、宮下 日香里様からいただいたコメント:

一般社団法人全国個室ユニット型施設推進協議会様

貴協議会の事業内容とPマーク取得の経緯について教えてください。

私たちは、個室ユニット型で個別ケアに取り組んでいる施設が集って、共通の課題に取り組んでいる協議会です。

活動の一環として、都道府県からの委託で介護職員向け研修を実施しています。受託にあたり受講者の個人情報を適切に扱っていることが当たり前ですし、求められてもいましたので、Pマーク取得は必要でした。

当初、自力で規程を作成し、JIPDECのセミナーも受講して取得を目指しましたが、規格の言葉の理解に悩み、コンサルタント会社に頼むことを検討しました。

コンサル会社を弊社に決めていただくまでの経緯を教えてください。

インターネットで探したところ、御社の無料セミナーを見つけ参加しました。その後、営業の相野さんにも説明に来ていただきました。丁寧に分かりやすくご説明頂き御社に決めかけたところ、上席より相見積もりを取るように言われ、御社ともう1社お声がけし、もう1社の方が「価格も安く」「全部コンサル会社で実施書類作成」「審査も立ち会います」という事でしたので、稟議を取り、そちらと契約をしようというところまで話が進みました。しかし、よくよくその会社の評判を見てみると、「弊社の信用問題に関わり兼ねない」評判でしたので、稟議を取り直し、やはり信頼のおける御社にお願いすることになりました。

作業にどのくらいの時間がかかりましたか?

書類作成に延べ1週間から10日間くらいでしょうか。コンサルティングをお願いする前に自力で作成していた規定がひな形の書類と整合性が取れず、却って足かせになってしまいました。最初からひな形を使っておけば良かったと今になって思います。

情報システムの技術的なセキュリティ対策は既にやってありましたので、特に時間はかからなかったです。

教育はどうやって実施しましたか?

山﨑が作成したものを、全員に配布し受講してもらいました。

安全管理策を新たに講じたものはありますか?

事務室があるエリアに入るためには指紋認証システムがあるのですが、事務室の扉には鍵がなかったので、鍵付きのドアノブに変更しました。また、鍵を保管するセキュリティボックスを設置しました。

スマートフォンについて、出張の時にしか使用しないこともあって対策を怠っていたのですが、今回セキュリティソフトを導入しました。また、ちょうどシュレッダーが壊れたので、そちらも新しく静かなクロスカットのものをリースしました(笑)。

現地審査の印象は?

JIPDECの審査員の方は穏やかでした。コンサルタントの生方さんから事前にアドバイス頂いていたので、スムーズに終わりました。指摘されたのも軽微なものばかりでした。

初めての審査だと時間がかかることが多いと聞いておりましたが、時間も延長することなく予定通りでした。

Pマークを取得しての感想を教えてください。

少しほっとしていますが、まだ実感として湧いてきていないですね。ホームページと名刺にようやく記載してアピールできるようになったので、きちんと管理していることが分かってもらえると良いなと思います。

コンサルティングで良かったことを教えてください。

コンサルタントをお願いするまでは、作らなければならない規定類がたくさんあることは分ってはいたものの、何をどこからどう手を付ければよいか分からず暗中模索で、本当に取得できるのだろうか…という不安でいっぱいでした。

そんな不安を抱える中、コンサルタントの生方さんが分からない用語を丁寧に説明してくれ、難解な文章をどのように捉え、理解すればよいか指導してくださいましたので、少しずつ進んでいるという手ごたえがあり、不安も少しずつ減っていきました。

特に難しいとされているリスク分析では私たちの先回りをして、文面の叩き台を作成してくださったのでとても助かりました。また、文書審査の指摘事項の意味を説明してくださり、それを具体的にどのように対策すればよいか説明いただけたのでとても良かったです。

申請も不安で一杯でしたが「完璧じゃなくても出してしまいましょう!」 と後押ししてくださったので、勇気を出して申請できました。

これからPマークを取得する企業さんに対してひとことお願いします。

宮下:今、世の中で個人情報保護は当たり前に求められているものだと思います。私は勉強のために個人情報保護士の資格を取得しましたが、個人情報保護法を守ろうとすると、Pマーク取得レベルは当たり前だと思います。

山崎:個人情報を守る最低限の仕組みが整えられると思います。取り組むまでは面倒だと思われていた「クリアデスク・クリアスクリーン」が当たり前になっていきます。Pマーク取得はこういう当たり前の事を実施するためのハードルであり、職員の意識向上につながるきっかけになると思います。御社のサポートには本当に大満足です。次回の更新審査はJISの改定もあるのでまたサポートをお願いしたいと思っています。

貴重なお話、ありがとうございました。
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