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2015年12月、弊社クライアントの株式会社日冠様が、プライバシーマーク(Pマーク)を取得されました。弊社のプライバシーマーク取得パッケージをご利用いただきました。(担当コンサルタント:北村達也)

 

株式会社日冠様

 

同社・総務部 部長 永井様からいただいたコメント:

株式会社日冠様

御社の事業内容とPマーク取得の経緯について教えてください。

弊社は、互助会の会員募集業務および、冠婚葬祭にともなう葬儀や婚礼の施行、七五三や成人式などの各種サービスの提供を行っております。

 

※互助会とは、結婚式やお葬式など、いずれやってくる将来のセレモニーに備えて、会費を積み立ててゆくシステムのことです。

 

会員情報という個人情報を多く扱っていますので、個人情報保護の仕組みを構築する必要がありました。10年程前に、外部のプライバシーマーク取得の研修コースに参加し、自社で取得を目指しましたが、通常業務が忙しく、結局うまくいきませんでした。昨年、再度会社の方針としてプライバシーマークを取得することになりました。

コンサル会社を弊社に決めていただくまでの経緯を教えてください

インターネットで検索し、何社かのコンサルティング会社を知りました。御社が東京国際フォーラムで開催しているセミナーに参加し、セミナーの内容自体がとても分かりやすかったことと、営業担当の相野さんに何度か訪問いただいて説明を受け、その説明に納得しましたので、御社に決定しました。

社内体制はどういった体制でしたか?

それぞれの部門の責任者を集めて、Pマーク取得のチームを作り、取り組んできました。

作業にどのくらいの時間がかかりましたか?

月に3回程度、北村さんにお越しいただいて、毎回2時間くらいのコンサルティングを受けました。その後、次回の打ち合わせまでの準備等に毎回数時間かけたと思います。社員が多いこともあり、教育と監査にはかなり時間がかかりましたね。

安全管理策は新たに実施しましたか?

以前から取り組んできた成果もあり、大きな出費を伴う投資は必要ありませんでした。既存のキャビネットの鍵を整備し、また施錠可能なキャビネットの追加購入は行いました。

苦労したポイント(一番時間がかかった作業)は何でしたか?

社内監査に苦労しました。弊社はすでにISO9001を取得しています。かえってISOの監査とPマークの監査で違いがあり、戸惑いました。

現地審査の印象は?

審査機関(全互協)の審査員が、弊社の代表の知り合いだったということが分かり、少し驚きましたね。審査自体は和やかな雰囲気で進みました。パソコンのゴミ箱の中を確認したり、結構細かく見るのだと感じました。なお、規程がとても分かりやすくまとまっていると褒めていただきましたよ。

コンサルティングで良かったことを教えてください。

北村さんのコンサルティングは、的確でした。スケジュール管理の点も問題なく、時間通りにすべてが進んでいきました。ご提供いただいた規程や様式のひな型もよくまとまっていました。

Pマークを取得しての感想を教えてください。

社員の個人情報保護の意識が変化してきたことを実感しています。事務所の入退室の記録や、パスワードの変更などの運用を通じ、個人情報保護でやってよいこと、やってはいけないことが理解されてきたと思います。

これからPマークに取り組まれる方へひとことお願いします。

これからプライバシーマークを取得される方には、要点が分かりやすくまとまっている規程、様式のひな型を準備いただけるオプティマ・ソリューションズさんをお勧めします。

貴重なご意見、ありがとうございました。