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2013年4月、株式会社国分商会様が、プライバシーマーク(Pマーク)を取得しました。弊社のプライバシーマーク取得パッケージをご利用いただきました。

(担当コンサルタント:鈴木 雄一
国分商会

同社・白根様、今治様からいただいたコメント:

国分商会様

御社の事業内容とPマーク取得の経緯について教えてください。
弊社では、車両のタイヤ交換で発生する廃棄タイヤの収集・運搬・再利用事業のほか、タイヤ販売、タイヤ預かりメンテナンスなどにも事業展開しており、社員数約80名、事業所8か所という事業規模にあり、ISO14001は1996年に取得しています。
このタイヤ預かりメンテナンスは、冬用と夏用を使用するお客さまの、タイヤ保管場所や高齢者、女性の負担の悩みを解決するサービスとして、4年前にサービスを開始したものです。2013年6月現在、法人で59社、エンドユーザー層での顧客数は1,000という多くのお客様からご利用いただくことになり、当然のことながら、車のナンバー、お客様の住所、電話番号、氏名など数多くの個人情報を多く取り扱います。また、エリアも従来の関東地区から東北、北海道まで拡大し、個人情報の漏洩防止をはじめとした更なる顧客管理体制の強化が必要になりました。
どのような体制で取り組みましたか?
当初、廃棄タイヤ処理事業、タイヤ販売、タイヤ預かりサービスという3つの部門で共通のシステムを構築するために、それぞれの部門から活動推進者を選出し、推進責任者、リーダー、事務局は、もっとも多くのエンドユーザーを抱えているタイヤ預かりサービス部門(タイヤサポートセンター)で担当することにな りました。
しかし、途中でメンバーの交代などがあり、少人数で進行することになりましたが、最終的には申請間際に本社を中心に社内でバックアップしてもらい、審査を通過させました。
作業で何が一番大変でしたか?
書類作成が一番大変でした。Pマークの理解や予備知識が無い状態での取り組みとなりましたので個々の重要性や管理の必要性の判断が難しく、文字通りゼロからのスタートでした。したがって、まずは書類の重要さや関係資料の知識を学び、分からなくなってしまった時などはオプティマさんからの助言等もありカタチとなる所まで出来ました。
教育はどうやって実施しましたか?
社内の業務によって、個人情報を扱う量や頻度が違いますので受講対象部署と対象者を分類し、教育・研修の回数、内容を変えて行いました。
但し、集合研修は全員に参加してもらい、基本となる部分の知識は教育し、個人情報保護の意識付けをはかりました。
現地審査の印象は?
審査というより、アドバイスをいただき、業務の質の向上や効率化、部門間連携の面でもお世話になりました。弊社のような業種は、Pマークを取得するケースがまだ少ないようで、いろいろ質問されました。(笑)
Pマークを取得しての感想を教えてください。
取得できてよかったです。取引先様に対して、情報管理の社内体制を詳しく説明することが省略でき、ビジネス的にもかなりプラスになりました。Pマーク取得済みの一言や印刷化した名刺の提示だけで、信用いただいており、やはり外部機構からの認証取得と継続が、お客様から信用を得られやすいと感じました。社内では、若手メンバーまで個人情報管理に対する意識が高揚し、日常の管理に対してお互いに注意し合う場面が見られるようになりました。また社長もとても前向きに捉えており、社内に10箇条ルールを貼り、徹底させています。
国分商会様、個人情報保護についての社内ルール(日本語版)
(日本語版)
国分商会様、個人情報保護についての社内ルール(英語版)
(英語版)
コンサルティングで良かったことを教えてください。
コンサルタントを入れないと難しいと思いました。自分達でテキストを読むだけだけでは理解しにくい部分が多く、細かな疑問が解消できませんので、コンサルタントによるサポートは、短期での取得に効果的だったと感じています。
これからPマークに取り組まれる方へひとこと
Pマークを取得していないお客さまには是非取得して欲しいですね。Pマーク認証取得活動を通じて、事務局や推進者だけではなく社員全員の教育や、情報、ハード、文書の整理整頓も向上しています。
ありがとうございました。